Comment fonctionne Zeendoc ?

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De l'arrivée du document à son traitement, Zeendoc automatise votre organisation

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1. Capturez

Vos documents papier et numériques sont intégrés dans Zeendoc.

Documents scannés, emails, PDF, fichiers bureautiques ou documents issus de vos applications métier peuvent alimenter votre environnement documentaire.

2. Classez

Les documents sont indexés afin de faciliter leur organisation et leur exploitation.

La reconnaissance des caractères et des documents permet notamment d'extraire et d'exploiter les informations présentes dans vos fichiers.

3. Retrouvez

Une recherche rapide permet de retrouver les documents dont vous avez besoin sans parcourir manuellement des dizaines de dossiers.

Nom, date, référence, fournisseur, client ou contenu du document : les informations indexées facilitent la recherche.

4. Traitez

Vos documents peuvent ensuite suivre les processus définis par votre entreprise : validation, contrôle, transmission, signature ou traitement comptable.

5. Partagez

Les documents peuvent être consultés et partagés avec les personnes autorisées, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

6. Archivez

Vos documents restent organisés dans un environnement documentaire conçu pour faciliter leur conservation, leur consultation et leur exploitation.

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Quels documents pouvez-vous gérer avec Zeendoc ?

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Une GED adaptée à l'ensemble de votre entreprise.  Zeendoc peut être utilisé pour gérer de nombreuses catégories de documents :

 

Documents commerciaux

• Devis

• Commandes

• Factures

• Bons de livraison

• Contrats

• Documents clients

• Documents fournisseurs

 

Documents administratifs

• Courriers

• Documents juridiques

• Documents réglementaires

• Documents internes

• Dossiers administratifs

 

Documents RH

• Dossiers collaborateurs

• Contrats de travail

• Bulletins de salaire

• Documents administratifs

• Documents de formation

 

Documents financiers et comptables

• Factures fournisseurs

• Factures clients

• Notes de frais

• Pièces comptables

• Documents destinés à l'export comptable

 

Documents techniques

• Plans

• Notices

• Rapports

• Fiches techniques

• Documents qualité

 

Chaque entreprise peut organiser sa GED en fonction de son activité, de ses documents et de ses processus internes.

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Automatisez la gestion de vos factures

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Factures : de la réception au traitement

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Les factures représentent souvent une part importante des documents administratifs d'une entreprise.

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Avec Zeendoc, vous pouvez centraliser vos factures, automatiser leur classement et organiser leur traitement.

La solution permet notamment de mettre en place des processus de validation et de transmission adaptés à votre organisation.

Vous pouvez ainsi mieux suivre les factures reçues, limiter les traitements manuels et faciliter leur transmission vers votre environnement comptable.

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Préparez votre entreprise à la facturation électronique

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La réforme de la facturation électronique va profondément modifier les échanges de factures entre entreprises.

Zeendoc intègre cet enjeu dans son offre de dématérialisation afin de permettre aux entreprises de faire évoluer progressivement leurs processus documentaires et financiers.

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Scan-Shop vous accompagne pour analyser votre organisation actuelle et identifier les évolutions nécessaires.

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​Signez vos documents directement depuis Zeendoc

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De la gestion documentaire à la signature électronique

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Un document doit parfois être non seulement consulté, mais également validé ou signé.

Avec la signature électronique intégrée à Zeendoc, vous pouvez envoyer un document à vos signataires directement depuis votre environnement documentaire.

Le signataire reçoit un accès sécurisé au document et peut effectuer le processus de signature depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Vous conservez ainsi le document et son processus de traitement dans un environnement unique.

Moins d'échanges de fichiers. Moins d'impression. Plus de simplicité.

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Vos documents vous suivent partout

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Travaillez depuis votre bureau, chez vos clients ou en déplacement

Votre entreprise ne s'arrête pas lorsque vous quittez votre bureau.

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Avec Zeendoc, vos documents restent accessibles depuis les équipements compatibles avec votre environnement de travail.

Retrouvez un dossier client, consultez un contrat, vérifiez une facture ou partagez un document sans devoir retourner au bureau chercher un classeur.

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Votre information reste accessible lorsque vous en avez besoin.

Zeendoc propose également une application mobile permettant de consulter, rechercher, classer et partager des documents depuis un smartphone ou une tablette.

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Une gestion documentaire plus simple, plus rapide et mieux maîtrisée

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⏱ Gagnez du temps

Réduisez le temps consacré à la recherche, au classement et à la circulation des documents.

🔎 Retrouvez rapidement l'information

Accédez aux documents dont vous avez besoin grâce à la recherche et à l'indexation.

🔐 Sécurisez vos informations

Contrôlez les accès aux documents et maîtrisez leur circulation au sein de votre organisation.

🤝 Facilitez le travail collaboratif

Permettez à vos équipes de travailler autour des mêmes informations et de partager les documents nécessaires.

⚙ Automatisez vos processus

Réduisez les tâches répétitives grâce aux workflows et à l'automatisation documentaire.

📄 Réduisez votre dépendance au papier

Transformez progressivement vos documents papier en informations numériques facilement accessibles.

📈 Accompagnez la croissance de votre entreprise

Une organisation documentaire structurée permet de faire évoluer vos processus sans multiplier les classeurs, dossiers et échanges de fichiers.

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Vous voulez voir Zeendoc en action ?

 

Chaque entreprise a ses propres documents, ses propres contraintes et ses propres processus.

Plutôt qu'une présentation standardisée, découvrez comment Zeendoc peut être adapté à votre organisation.

Demandez une démonstration personnalisée avec Scan-Shop.